Che cos’è un sistema ERP

Che cos’è un sistema ERP

L’acronimo ERP sta per Enterprise Resource Planning, in italiano “pianificazione delle risorse d’impresa” e si riferisce a quei sistemi informatici per la gestione e la pianificazione aziendale capaci di integrare tutti i processi di business di un’organizzazione: amministrazione, contabilità, approvvigionamento delle risorse, produzione, logistica, acquisti, vendite, etc.

In relazione agli ERP non si dovrebbe parlare di software bensì di sistema: un ERP infatti è una suite composta da un insieme di software integrati tra di loro, detti moduli, ognuno dotato di funzioni specifiche.

Questi sistemi sono progettati per essere, allo stesso tempo, la spina dorsale dei flussi informativi aziendali e un potente strumento di pianificazione che, se ben configurato, è in grado di incrementare la produttività, migliorare il coordinamento, ottimizzare l’approvvigionamento dei materiali e le fasi di produzione.

Come funziona un sistema ERP

Il principio fondamentale dei sistemi ERP è la raccolta centralizzata dei dati provenienti da molteplici reparti e attività aziendali. In questo modo si elimina il problema della duplicazione e del disallineamento dei dati e l’impresa può contare su una banca dati unica e completa, capace di aggiornarsi in tempo reale ogni volta che un utente di qualsiasi reparto e livello gerarchico compie un’operazione all’interno del sistema.

In generale, un sistema ERP si articola in suite, moduli e funzioni:

• La suite è la struttura globale dell’ERP: il sistema informativo composto dai moduli selezionati e configurati in base alle esigenze specifiche dell’azienda.
• I moduli sono le diverse applicazioni software che gestiscono uno specifico processo d’impresa: contabilità, produzione, magazzino, acquisti, vendite, etc.
• Le funzioni sono le singole operazioni che gli utenti possono compiere all’interno di ogni modulo e corrispondono alle diverse attività che ogni reparto aziendale deve svolgere.

I sistemi ERP di nuova generazione

Se in passato gli ERP si focalizzavano soprattutto sulle attività amministrative e logistiche dell’impresa, oggi hanno inglobato al loro interno una pluralità di funzioni come la gestione integrata della relazione con i clienti (CRM), della supply chain (SCM), delle risorse umane (HCM) e si basano su algoritmi capaci di mettere in relazione gli ordini del clienti con la capacità produttiva dei reparti, al fine di pianificare l’approvvigionamento dei materiali e organizzare la produzione con sempre maggiore precisione riducendo sprechi ed errori.
L’utilizzo di barcode e altre tecnologie legate all’Internet of Thing, inoltre, ha reso gli ERP ancora più efficienti per quanto riguarda la gestione del magazzino e il tracciamento delle materie prime e delle merci.

Oggi, i sistemi ERP inglobano anche il campo della Business Intelligence offrendo funzionalità di reporting sempre più avanzate, come l’analisi multidimensionale dei dati e la creazione di report personalizzati aggiornati in tempo reale.

Infine, gli ERP di nuova generazione, sfruttando le possibilità offerte dalle interfacce web based e dalla logica del cloud, consentono di dialogare in tempo reale con soggetti esterni all’azienda, ma facenti parte della filiera produttiva e commerciale come ad esempio fornitori, terzisti, agenti e rivenditori. Questi nuovi sistemi informativi considerano l’azienda come un sistema aperto e permettono o di applicare modelli di gestione d’impresa sempre più smart, basati sulla collaborazione, sulla flessibilità, sulla lean production.

Perché le imprese dovrebbero dotarsi di un ERP

Nello scenario attuale, la capacità di un’impresa di ridurre al minimo sprechi ed errori è sempre più cruciale per mantenere adeguati livelli di competitività sul mercato: lo scopo primario dei sistemi ERP è proprio supportare questa sfida all’ottimizzazione.

Un sistema ERP, infatti, permette di:

• alleggerire e rendere più efficiente la struttura e i processi manageriali
• conseguire una migliore capacità decisionale e di pianificazione grazie all’accesso immediato a tutte le informazioni e alla possibilità di interrogare ed elaborare facilmente i dati aziendali
• lavorare su un’unica base dati anche nel caso di aziende multinazionali o con diverse sedi
• migliorare l’efficienza del flusso di attività minimizzando il numero delle operazioni necessarie per ciascuno compito e standardizzandone la durata
• migliorare l’efficienza e l’efficacia dei processi produttivi riducendo errori e sprechi
• ridurre i costi relativi all’approvvigionamento di materiali e alla logistica
• migliorare l’allocazione delle risorse umane e valutare il personale sulla base di risultati specifici e misurabili

L’implementazione di un sistema ERP è ormai fondamentale per ogni grande azienda che voglia essere competitiva e sviluppare correttamente il proprio business.

Inoltre, la flessibilità della struttura modulare, le interfacce web based e il cloud hanno permesso di ridurre i costi relativi all’implementazione di questi sistemi, consentendo anche alle piccole medie imprese di avvicinarsi al mondo degli ERP e beneficiare dei vantaggi che questi potenti strumenti offrono anche ai business più piccoli.