Come migliorare la logistica con il sistema ERP

Materie prime in avanzo prendono polvere sugli scaffali mentre mancano i materiali necessari a mettere in produzione un ordine prossimo alla scadenza; la merce in entrata non viene correttamente registrata sul gestionale; si verificano errori nelle spedizioni; i magazzinieri impiegano troppo tempo per registrare l’entrata e l’uscita delle merci… sono tutte problematiche comuni nel settore manifatturiero. Soprattutto quando il magazzino e la logistica non vengono gestiti in maniera integrata con tutti gli altri processi aziendali attraverso l’ERP.

Ma un sistema ERP può davvero migliorare l’efficienza logistica di un’azienda? Assolutamente sì. Prima però è necessaria una breve premessa che riguarda ancora una volta la necessità di introdurre dei cambiamenti nella cultura aziendale.

Ottimizzare la logistica: una premessa

Il funzionamento del reparto di logistica, come tutti gli altri reparti aziendali, si basa sull’interazione tra tre elementi:

• I processi, cioè l’insieme delle attività che gli addetti svolgono per garantire il funzionamento del reparto e l’interazione con gli altri reparti.
• I sistemi, cioè gli hardware e i software che permettono di gestire, monitorare e automatizzare le attività degli addetti aumentandone la produttività e l’efficienza.
• Le strutture, cioè gli spazi e gli strumenti fisici per lo stoccaggio e la movimentazione delle materie prime e dei prodotti finiti.

Migliorare la logistica vuol dire iniziare dai processi per poi definire a cascata tutto il resto. Se è il processo ad essere mal organizzato e poco produttivo, nessun software e nessuna struttura di stoccaggio altamente innovativa potranno realmente aiutarvi a migliorare, anzi, nella maggior parte dei casi finiranno solo per complicare le cose. 
In primis, quindi, serve un workflow veramente organizzato (ne abbiamo già parlato a proposito delle strategie per automatizzare i processi aziendali ). Organizzare bene il workflow costa tempo e impegno, ma è la prima forma di investimento da fare per ottenere risultati migliori dal punto di vista produttivo: si tratta di lavorare di più in fase di pianificazione, per lavorare di meno nella fase operativa.
L’ERP ovviamente gioca un ruolo fondamentale nell’organizzazione del flusso di lavoro, perché in parte si adatta ad essa, in parte la determina. L’importante è che questa relazione tra ERP e workflow sia un circolo virtuoso e non un circolo vizioso.

Per approfondire (o rispolverare) questo argomento potete leggere i seguenti articoli:

• Automatizzare i processi aziendali: una sfida da affrontare per migliorare la produttività
• La pianificazione della produzione e i sistemi ERP per le imprese manifatturiere

Bene, ora possiamo entrare più nello specifico. Quali sono i benefici che un workflow organizzato e un sistema ERP ben configurato possono portare ai processi logistici delle aziende manifatturiere?

I 3 principali benefici dell’ERP sui processi logistici delle aziende manifatturiere

Grazie a un sistema ERP come EIS-ERP, un’azienda manifatturiera può gestire sia la logistica interna che quella esterna e trarne vantaggio sotto diversi aspetti. Vediamo quali.

1. Automazione dei processi di entrata e uscita delle merci

L’automazione è il fulcro del sistema ERP. Per quanto riguarda la logistica, l’ERP permette di automatizzare diversi processi sia in entrata che in uscita:

• Spedizione: attraverso la lettura dei barcode applicati sui colli, gli addetti al magazzino possono generare automaticamente la bolla di spedizione con tutti i dettagli del cliente, riducendo sia il tempo impiegato, sia il rischio di errori.
• Semilavorati in entrata: è sufficiente leggere i barcode dei semilavorati in entrata o selezionare le bolle di lavorazione già segnalate dall’ERP e l’ingresso dei semilavorati viene registrato automaticamente, andando ad aggiornare lo stato di avanzamento dell’ordine e le relative giacenze di magazzino.
• Prodotti finiti in entrata: i prodotti finiti realizzati dai terzisti in conto lavoro vengono caricati automaticamente nel sistema in base alla lettura dei barcode effettuata dal terzista e comunicata all’azienda attraverso l’interfaccia web del gestionale.

Inoltre, in tutti i casi in cui si verifica l’entrata di merci e materiali è possibile attivare un processo personalizzato per il controllo della quantità e della qualità dei prodotti ricevuti:

• in caso di accettazione, viene automaticamente registrata la presa in giacenza
• in caso di rifiuto, viene automaticamente creata la bolla di reso.

Queste automazioni permettono di innescare in maniera automatica altri processi legati alla pianificazione della produzione, in particolare:

• il riordino automatico delle materie prime mancanti;
• il monitoraggio dei surplus.

2. Pianificazione automatica dei riordini

Gestendo l’inventario con l’ERP, grazie ai processi sopra descritti, è possibile pianificare gli ordini di rifornimento lasciando che il software incroci i dati sulla giacenza di magazzino con quelli del fabbisogno di materie prime relativo agli ordini in produzione. Grazie a questo algoritmo di calcolo, l’ERP vi permette di acquistare con le giuste tempistiche la quantità di materiale idonea a produrre gli ordini caricati nel sistema e vi avvisa quando una materia prima sta per terminare.
Inoltre, vi permette di generare automaticamente le richiesta di acquisto (RDA) per i materiali mancanti, evitando rallentamenti o addirittura blocchi della produzione.

3. Monitoraggio dei surplus

Quando le scorte di materiali sono in surplus bisogna chiedersi innanzitutto se questo dipenda dalla carenza di domanda per alcuni prodotti o da un sistema di rifornimento poco organizzato. Infatti, se la mancanza di materiale rallenta la produzione, l’eccesso di materia prima è comunque da evitare in quanto indica che state sprecando risorse.
Gestire il magazzino in maniera integrata con l’ERP vi permette:

• sia di analizzare il fenomeno del surplus individuando quali sono i materiali più o meno utilizzati;
• sia di ridurre il surplus ottimizzando le procedure di riordino in base ai reali fabbisogni di materiale.

In questo modo, si riducono gli sprechi e aumentano i margini di guadagno dell’impresa.

Il discorso, quindi, riporta sempre a un cambiamento più profondo legato alla cultura della pianificazione e della buona organizzazione. Un cambiamento, ormai improrogabile.

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