La fatturazione elettronica è un alleato, non un nemico

Che cos’è la fatturazione elettronica

La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificandone le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Chi lavora con le pubbliche amministrazioni sicuramente ha già familiarità con questo strumento visto che tutte le fatture indirizzate alle PA devono essere in formato elettronico già dal 2015.
Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria anche tra privati (fatturazione elettronica B2B). Questo significa che qualsiasi fattura prodotta diversamente non potrà essere pagata.

Attenzione: la fattura elettronica non c’entra assolutamente niente con la scansione in PDF che molte aziende producono per conservare le fatture in formato digitale. La fattura elettronica è un file XML che viene generato e trasmesso al destinatario attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), un software messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Il SdI è una sorta di mediatore che riceve le fatture dal mittente, ne controlla la correttezza formale e le invia al destinatario. Anche la conservazione delle fatture, inoltre, sarà solo ed esclusivamente digitale.

Come fare una fattura elettronica

XML, SdI, codice di identificazione… probabilmente qualcuno di voi starà già pensando che da gennaio 2019 avrà bisogno di un programmatore per emettere fattura. Non spaventatevi: potrete generare le fatture elettroniche con appositi software estremamente semplici da usare. Nella nostra suite gestionale EIS-ERP, per esempio, stiamo per introdurre tutte le funzionalità necessarie a creare, trasmettere e ricevere le fatture elettroniche.

In questo articolo, infatti, non vogliamo concentrarci sugli aspetti operativi, ma su quelli strategici.

Perché dobbiamo passare alla fatturazione elettronica

Sappiamo cosa state pensando:

“Ecco un’altra invenzione per complicare la vita alle imprese”.

“Lasciamo correre, tanto ci sarà una proroga”.

Per quanto riguarda la proroga non abbiamo certezze: forse ci sarà, forse no. In ogni caso, non è sulla possibilità di una proroga che dovete concentrare la vostra attenzione, ma su come trasformare in opportunità di crescita quella che vi sembra l’ennesima trovata burocratica dello Stato.

Innanzitutto, facciamo alcune precisazioni.

Primo, la fatturazione elettronica non è un’invenzione dello Stato italiano, ma nasce per preparare il terreno alla creazione del Mercato Unico Digitale Europeo che l’UE ha intenzione di attuare entro il 2020. Quindi, al di là delle possibili proroghe, la fatturazione elettronica a breve dovrà entrare in vigore.

Secondo, la fatturazione elettronica non è l’ennesima trovata burocratica, ma nasce con il fine di cambiare il rapporto tra l’Agenzia delle Entrate e i contribuenti, favorendo pratiche virtuose. Grazie a questo strumento, infatti, sarà possibile attuare un controllo più rapido ed efficiente delle fatture emesse limitando errori e tentativi di evasione. Insomma, si tratta di un cambiamento che va a favore dei contribuenti onesti.

Terzo, la fatturazione elettronica non è una complicazione, ma una semplificazione finalizzata a digitalizzare e velocizzare i processi contabili sia attivi (fatture emesse), che passivi (fatture ricevute).

Ora starete pensando: “Semplificare? I miei dipendenti devono re-imparare a fare le fatture oppure dovrò pagare un esterno per farle. Come possiamo parlare di semplificazione?”

In realtà abbiamo già risposto a questa domanda. Sul fronte operativo non ci sarà niente di complicato: i software che utilizzate per gestire la fatturazione si adegueranno al nuovo processo di creazione delle fatture e vi comunicheranno le istruzioni per utilizzarli (come faremo noi). La maggior parte dei nostri clienti sono preoccupati di dover imparare chissà quali complesse procedure, ma in realtà non è così: i cambiamenti operativi per gli utenti saranno minimi.

Piuttosto, c’è molto da guadagnare sul fronte del tempo e della produttività.

In che senso?

I vantaggi della fatturazione elettronica

Prendiamo in considerazione il processo di emissione delle fatture (fatturazione attiva).

Ogni fattura emessa deriva dai documenti di consegna dell’ordine, che a loro volta derivano dai documenti di trasporto, che derivano dagli ordini dei clienti. Abbiamo dedicato diversi articoli a spiegare come la generazione di tutti questi documenti possa essere gestita in maniera automatizzata attraverso l’ERP: la fatturazione elettronica è la ciliegina sulla torta.
Niente più data entry e compilazione manuale delle fatture perché tutte le informazioni deriveranno direttamente dai processi, niente più errori formali perché il SdI si occuperà di verificare la correttezza delle fatture.

Sul fronte delle fatture ricevute (fatturazione passiva) è praticamente la stessa cosa.

Risultato: i dipendenti impiegheranno molto meno tempo a generare, inviare e controllare le fatture, svolgeranno i compiti amministrativi molto più rapidamente e potranno dedicarsi a processi a più alto valore aggiunto.

Secondo uno studio condotto dall’Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica della School of Management del Politecnico di Milano, con il passaggio alla fatturazione elettronica, le aziende che emettono più di 3.000 fatture l’anno risparmieranno tra 7,5 e 11,5 € a fattura; le piccole medie imprese, in proporzione, tra 1,8 e 3,7 € a fattura.

Questo risparmio deriva principalmente dalla riduzione del tempo impiegato e delle risorse (umane e materiali) necessarie per:

• generare, controllare e stampare, imbustare e spedire le fatture
• gestire la relazione con il cliente, cioè accertarsi che la fattura sia arrivata e sia stata presa in carico
• controllare la correttezza formale delle fatture ricevute
• tenere un archivio cartaceo delle fatture

Inoltre, possiamo immaginare che quando la fatturazione elettronica sarà diventata prassi diffusa diventerà molto più semplice e veloce accedere a servizi di anticipazione delle fatture, di Dynamic Discount, di Reverse Factoring evoluto e a tutti quei servizi a supporto della gestione del Capitale Circolante, che permettono alle imprese di finanziarsi in base alle relazioni commerciali che intrattengono nel proprio settore.

Sì, stiamo di nuovo parlando di Digital Transformation

Molte aziende non ne vogliono proprio sentir parlare, ma volenti o nolenti siamo ormai arrivati a una svolta obbligatoria e non è affatto un male. Vogliamo invitarvi a considerare il passaggio alla fatturazione elettronica non come un’imposizione, ma come uno stimolo a intraprendere quel percorso evolutivo che avete rimandato troppo a lungo: la digitalizzazione dei processi aziendali. In questo articolo vi abbiamo mostrato i vantaggi legati direttamente alla fatturazione elettronica, ma questa è solo l’anello finale di quel processo di Digital Tranformation che stiamo promuovendo da molto tempo.

Per approfondire questo argomento potete leggere:

• Automatizzare i processi aziendali: una sfida da affrontare per migliorare la produttività
• Gestire la contabilità con il software ERP: quali vantaggi per le aziende?
• Migliorare le performance di vendita con un ERP integrato
• Come migliorare la logistica con il sistema ERP
• ERP e marketing: la tecnologia al servizio della strategia
• La pianificazione della produzione e i sistemi ERP per le imprese manifatturiere

Come affrontare il passaggio alla fatturazione elettronica

Per affrontare il passaggio alla fatturazione elettronica e trarne il massimo del beneficio è necessario:

• Dotarsi degli strumenti giusti: i nostri gestionali ERP sono perfettamente in grado di gestire sia la fatturazione elettronica sia la digitalizzazione e l’automazione degli altri processi aziendali
• Decidere di abbracciare una nuova cultura aziendale che veda nel digitale un alleato e non un nemico.

Il 1° gennaio 2019 è ormai vicinissimo. Se volete capire come introdurre al meglio la fatturazione elettronica nella vostra azienda e iniziare un processo di digitalizzazione dei processi, Uno Sistemi può essere vostro partner in questo percorso. Contattateci compilando questo form: organizzeremo un colloquio presso la vostra sede e studieremo la soluzione più adatta alle vostre esigenze.