Cambiare ERP? 10 segnali che indicano quando è giunto il momento

Cambiare ERP è un’impresa che spaventa tutte le aziende: il pensiero del cambiamento è talmente ingombrante che la tendenza generale è quella di rimandarlo il più possibile a un secondo momento, “quando ci sarà più calma” generalmente: un momento che non arriva mai. I problemi si sommano e per fronteggiarli richiedete al vostro fornitore informatico questa o quella piccola modifica al sistema attualmente in uso: quelle che nell’immediato sembrano soluzioni rapide e indolori, però, si rivelano presto essere mere tamponature che non fanno che ingrandire i problemi nel lungo termine.

Il circolo vizioso delle piccole modifiche

Se aspettate “un momento di calma” per cambiare ERP questo non arriva mai e sapete perché? Perché se i vostri impianti produttivi e le vostre risorse umane sono in perenne affanno le ragioni, in fondo, sono sempre due:

• È inadeguata l’organizzazione aziendale
• Sono inadeguate le strutture produttive e le strumentazioni

e le due cose spesso vanno di pari passo: è un circolo vizioso.

Considerando che l’ERP è uno strumento legato a filo doppio all’organizzazione aziendale (nel senso che vi dipende e la determina allo stesso tempo), è chiaro che quando la situazione inizia a farsi poco sostenibile probabilmente è proprio quello il momento di passare a un nuovo sistema gestionale ERP.

“Ma no, non è il nostro caso, ci servirebbe solo una piccola modifica a questa funzione…”. Probabilmente state pensando questo. Prima di chiedere l’ennesimo aggiustamento, però, valutate se vi riconoscete in una di queste condizioni.

10 segnali che indicano che è giunto il momento di cambiare ERP

 1. Le piccole inefficienze si sommano… e diventano grandi

Un ordine in ritardo, una consegna sbagliata, materie prime mancanti, magazzini pieni di materiali inutilizzati, impianti fermi, impianti sovraccaricati, fatture errate e così continuando: l’elenco delle piccole inefficienze può continuare a lungo. Oggi capita una cosa domani un’altra, i margini di reddittività si abbassano, il clima di lavoro si fa più teso e a lungo andare tutta la produttività aziendale ne risente.

2. Avete bisogno di più dati

Quali sono i modelli più venduti dello scorso anno? Quanto materiale avete utilizzato? Quante ore di lavoro avete impiegato? Quali sono gli agenti più efficienti? Quale campagne di marketing sono riuscite meglio? Potete rispondere in maniera immediata a queste domande semplicemente guardando un report? E soprattutto: potete mettere insieme automaticamente i dati provenienti da ogni reparto e da ogni processo per avere una visione d’insieme veramente significativa?

3. Non avete accesso alle informazioni in tempo reale

Se un materiale in magazzino si esaurisce il reparto Acquisti è in grado di saperlo in tempo reale e riacquistarlo in base agli ordini da mettere in produzione? Riuscite a verificare l’avanzamento di un ordine in tempo reale? L’operazione effettuata da un reparto all’interno dell’ERP va automaticamente ad influenzare il flusso di lavoro degli altri reparti?

4. Il vostro ERP si limita a eseguire operazioni, non a ottimizzarle

Se i vecchi gestionali avevano solo una funzione di consultazione, i primi ERP hanno introdotto numerose funzionalità operative, ma gli ERP di ultima generazione vanno ben oltre perché, grazie alla loro capacità di incrociare dati da numerosi fonti e monitorare i flussi di lavoro in tempo reale, suggeriscono le azioni da mettere in atto per ottimizzare la produzione. Naturalmente, per riuscirci devono avere una struttura solida e coerente con l’organizzazione aziendale.

5 Producete i report in maniera manuale

Se i fogli Excel dominano ancora le giornate dei vostri dipendenti, beh, non c’è molto da dire: serve un sistema di Data Analytics integrata con il vostro gestionale che vi permetta di creare, visualizzare e interrogare i report in maniera efficace.

6. I vostri dipendenti perdono tempo in lunghissime operazioni di routine

Quanto tempo impiegano i vostri dipendenti per inserire manualmente dati che provengono da altri sistemi, a caricare gli ordini, a verificarne l’avanzamento? Quante email o telefonate vengono scambiate da un reparto all’altro per le comunicazioni di routine? E quante informazioni si perdono con questo sistema?

7. Non c’è integrazione tra l’ERP e gli altri sistemi

Abbiamo parlato più volte dell’importanza dell’integrazione per poter sfruttare a pieno i benefici dell’automazione offerti dal sistema ERP. I vostri software dialogano tra di loro? Le informazioni sulla progettazione e l’industrializzazione del prodotto provenienti dai sistemi CAD-CAM e dai software di Product Data Management sono disponibili agli altri reparti aziendali? I dati sui clienti e sulle vendite archiviati nel CRM si integrano con tutto il resto? I gestionali per la rete vendita (Sales Force Automation – SFA) dialogano con i dati dell’ERP?

8. L’ERP attuale non supporta ulteriori modifiche di cui avete bisogno

“Questo non si può fare: il sistema non supporta questa funzione”. Se questa è la risposta che ricevete dal vostro reparto IT o dal vostro fornitore informatico quando chiedete una modifica o un’integrazione delle funzioni dell’ERP, allora avete finito lo spazio per i rattoppi: serve un abito nuovo.

9 Siete meno competitivi

Per essere competitivi sul mercato bisogna massimizzare l’efficacia e l’efficienza dei propri processi produttivi, amministrativi, di vendita e di marketing. Questo ci riporta al punto 1: tante piccole inefficienze sommate insieme diminuiscono la competitività dell’azienda e, alla lunga, vi fanno perdere quote di mercato.

10. Vi sentite impreparati alla sfida del Digital Business

Se lavorate già con un ERP integrato e sfruttate nel miglior modo possibile i meccanismi di automazione e analisi, siete già sulla buona strada, ma oggi inizia a non essere più sufficiente, perché il panorama è sempre più complesso. Big data, Cloud, Internet of Things, Social Media, Machine Learning, Robotica, Intelligenza Artificiale: le tecnologie evolvono e con loro evolvono i flussi di lavoro e le buone pratiche ad essi correlate. Stiamo entrando nell’era della convergenza dei dati e degli i-ERP, gli ERP intelligenti e interattivi capaci di relazionarsi a 360° con l’ambiente interno e esterno. Ma la questione degli i-ERP e di come preparare il passaggio è ampia e articolata, ne parleremo in un articolo dedicato.

Se questi scenari vi sono familiari probabilmente è davvero giunto il momento di cambiare ERP, se volete approfondire il discorso e capire quali sono le opportunità più adatte al vostro caso contattateci per un colloquio gratuito.